Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni.
Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell’assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, il valore dei cosumi ed eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio. È vietato, ad esempio, riportare in fogli cartacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di condòmini o inquilini, annotazioni personali quali “single”, “non verrà all’assemblea”, “va in vacanza a giugno”, “risponde sempre la segreteria”.
In linea generale si possono trattare tutti i dati necessari all'attività amministrativa e fiscale legata al condominio senza consenso scritto da parte del condòmino; per gli altri casi sarà sempre necessaria l'autorizzazione scritta dello stesso. Il GDPR (Regolamento Europeo n. 679/2016) prevede anche che, pur raccogliendo e trattando i dati in maniera lecita, questi non possano essere utilizzati per finalità diverse da quelle per le quali i dati siano stati raccolti;ad esempio non si possono inviare email al condòmino in merito a questioni che non siano coerenti con l'attività amministrativa del condominio in quanto si tratterebbe di utilizzo illecito del dato.
Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi rispetto ai condòmini, è importante non dimenticare di informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati, nonché sugli altri diritti riconosciuti dal GDPR.
